Văn bản đến

Thêm mới văn bản đến

Muốn tạo mới một văn bản đến, người dùng nhấn nút Thêm mới trên thanh công cụ. Khi đó, hệ thống sẽ hiển thị form nhập thông tin văn bản bao gồm:

• Tên văn bản

• Ngày văn bản

• Ngày đến

• File đính kèm, …

Sau khi nhập đầy đủ thông tin, người dùng nhấn nút Lưu để lưu dữ liệu vào hệ thống.

Chỉnh sửa văn bản đến

Để chỉnh sửa thông tin một văn bản, ta tìm đến cột Hiệu chỉnh, tại dòng của văn bản đó, nhấn vào hình bánh răng và nhấn Chỉnh sửa.

Khi form chỉnh sửa hiện lên ta thực hiện chỉnh sửa và nhấn nút Lưu để cập nhật thông tin văn bản hoặc nhấn Xóa nếu muốn xóa các thông tin vừa nhập, hoặc nhấn Hủy để hủy thao tác.

Xem chi tiết tài liệu

Để xem chi tiết ta nhấn vào số tham chiếu của văn bản đó. Form thông tin chi tiết hiển thị.

Chuyển tiếp văn bản đến

Ta có thể chuyển tiếp văn bản đó đến các người khác, và người được chuyển tiếp cũng có thể xem, chuyển tiếp và tạo công việc cho văn bản đó.

Để chuyển tiếp văn bản đến ta nhấn vào số tham chiếu của văn bản đó và chọn Chuyển tiếp.

Sau khi form hiện ra ta chọn thông tin người được chuyển tiếp và Chuyển tiếp để chuyển đến người cần thiết.

Xóa văn bản đến

Ta có thể xóa một hoặc nhiều văn bản bằng cách tích chọn vào các ô vuông ở cột đầu tiên trong bảng sau đó nhấn nút Xóa…mục để xóa các văn bản.

Tìm kiếm

Để tìm kiếm văn bản đến ta nhấn nút Tìm kiếm ở trên đầu danh sách văn bản và nhập các điều kiện tìm kiếm sau đó nhấn Tìm kiếm.

Danh sách sẽ hiện ra những văn bản phù hợp với điều kiện đã tìm kiếm.

Tự động nhận văn bản đến từ email

Hệ thống hỗ trợ chức năng tự động tạo Văn bản đến từ hộp thư email, giúp người dùng không cần nhập thủ công các văn bản được gửi qua email nội bộ hoặc từ bên ngoài.

Nguyên lý hoạt động

• Hệ thống có một tiến trình chạy ngầm thực hiện định kỳ

• Tiến trình này sẽ kết nối đến hộp thư email được cấu hình sẵn

• Sau đó, hệ thống quét các email mới trong hộp thư đến và lọc email theo các từ khóa được định nghĩa trong danh mục KeyWord ở phần Quản lý danh mục.

• Với các email thỏa điều kiện, hệ thống tự động tạo mới một Văn bản đến tương ứng, kèm theo các thông tin sau:

  • Tên văn bản: lấy từ chủ đề (Subject) của email.

  • Ngày đến: lấy theo ngày nhận email.

  • File đính kèm: tự động tải lên từ file đính kèm trong email.

  • Thông tin liên hệ: lấy từ địa chỉ email người gửi.

  • Mô tả: lấy từ phần nội dung email.

Lợi ích

• Giảm thời gian nhập liệu thủ công.

• Đảm bảo văn bản điện tử được lưu trữ và xử lý tập trung, đồng bộ với quy trình xử lý văn bản đến.

• Hạn chế thất lạc hoặc bỏ sót các công văn gửi qua email.